ПРЕДСТАВИТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ
МАНТУРОВСКОГО РАЙОНА
КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

РЕШЕНИЕ
от 27 сентября 2013 г. № 234

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ МАНТУРОВСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии со статьей 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" Представительное Собрание Мантуровского района Курской области решило:
1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в органах местного самоуправления Мантуровского Курской области.
2. Руководителям органов местного самоуправления Мантуровского района Курской области привести нормативные правовые акты в соответствие с Правилами делопроизводства в органах местного самоуправления Мантуровского района Курской области, утвержденными настоящим решением.
3. Решение вступает в силу со дня его подписания.

Глава Мантуровского района
В.А.ДЕНИСОВ





Утверждены
решением
Представительного Собрания
Мантуровского района Курской области
от 27 сентября 2013 г. № 234

ПРАВИЛА
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
МАНТУРОВСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

I. Общие положения

1. Настоящие Правила делопроизводства в органах местного самоуправления Мантуровского района Курской области (далее - Правила) устанавливают единый порядок делопроизводства в органах местного самоуправления Мантуровского района Курской области (далее - органы местного самоуправления).
2. Действие Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.
3. Орган местного самоуправления на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем органа местного самоуправления по согласованию с архивным отделом Администрации Мантуровского района Курской области.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах местного самоуправления;
"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа местного самоуправления Мантуровского района Курской области;
"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;
"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;
"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;
"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа местного самоуправления;
"служба делопроизводства" - структурное подразделение органа местного самоуправления, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа местного самоуправления;
"электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
"сканирование документа" - получение электронного образа документа;
"система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;
"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы.
Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

III. Создание документов в органе местного самоуправления

5. Документы, создаваемые в органе местного самоуправления, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.
6. Бланки органа местного самоуправления разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.
При подготовке документов в органе местного самоуправления используются электронные шаблоны бланков документов.
7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.
8. Образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов органа местного самоуправления утверждаются руководителем этого органа местного самоуправления.
9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности органа местного самоуправления, являются:
а) герб муниципального района "Мантуровский район" Курской области;
б) наименование органа местного самоуправления;
в) должность лица - автора документа;
г) подпись должностного лица;
д) вид документа;
е) место составления (издания) документа;
ж) справочные данные об органе местного самоуправления;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования;
р) гриф утверждения;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле документа;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
11. Согласование документа в органе местного самоуправления оформляется визой уполномоченного должностного лица органа местного самоуправления. Согласование документа, созданного в органе местного самоуправления, с другими органами и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в органе
местного самоуправления

12. В документообороте органа местного самоуправления выделяются следующие документопотоки:
а) поступающая документация (входящая);
б) отправляемая документация (исходящая);
в) внутренняя документация.
13. В органе местного самоуправления доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
14. Документы, поступающие в орган местного самоуправления, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.
15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
16. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.
17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа местного самоуправления.
18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа местного самоуправления или по решению руководителя органа местного самоуправления иным должностным лицам органа местного самоуправления. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.
19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа местного самоуправления, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.
20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) органа местного самоуправления передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.
23. Передача документов между структурными подразделениями органа местного самоуправления осуществляется через службу делопроизводства.
24. В органе местного самоуправления службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа местного самоуправления в установленном им порядке.
25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа местного самоуправления используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота органа местного самоуправления могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд органа местного самоуправления

26. Орган местного самоуправления:
а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;
б) разрабатывает и утверждает по согласованию с архивным отделом Администрации Мантуровского района Курской области перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций и учреждений, с указанием сроков хранения.
27. Формирование документального фонда органа местного самоуправления осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив.
28. Номенклатура дел органа местного самоуправления:
а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;
б) утверждается после ее согласования с руководителем органа местного самоуправления не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
в) один раз в 5 лет согласовывается с архивным отделом Администрации Мантуровского района Курской области;
г) в случае изменения функций и структуры органа местного самоуправления подлежит согласованию с архивным отделом Администрации Мантуровского района Курской области.
29. Наименованиями разделов номенклатуры дел органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений органа местного самоуправления.
30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.
31. Дела со дня их формирования до передачи в архив или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.
32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем органа местного самоуправления, и после его истечения подлежат возврату.
Государственным органам, иным органам местного самоуправления и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.
34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях органа местного самоуправления. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.
35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.
36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в органе местного самоуправления определяется нормативными правовыми актами, регулирующими деятельность в сфере делопроизводства и архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами
в органе местного самоуправления

37. В органе местного самоуправления создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба муниципального района "Мантуровский район" Курской области.
38. При передаче электронных документов в государственные органы и другие органы местного самоуправления документы заверяются электронной подписью органа местного самоуправления - автора документа в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ "Об электронной подписи".
39. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе местного самоуправления, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
40. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа местного самоуправления в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем органа местного самоуправления по согласованию с архивным отделом Администрации Мантуровского района Курской области.
41. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа местного самоуправления. Система электронного документооборота органа местного самоуправления должна соответствовать требованиям, установленным Министерством связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
42. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.
43. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.
44. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя органа местного самоуправления, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям органа местного самоуправления, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
45. Документы, создаваемые в органе местного самоуправления и (или) поступившие в орган местного самоуправления на бумажном носителе, могут включаться в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
46. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа местного самоуправления.
47. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.
48. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
49. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем органа местного самоуправления.





Приложение
к Правилам делопроизводства
в органах местного самоуправления
Мантуровского района Курской области

ПЕРЕЧЕНЬ
ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ СВЕДЕНИЙ О ДОКУМЕНТАХ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ЦЕЛЯХ
УЧЕТА И ПОИСКА ДОКУМЕНТОВ В СИСТЕМАХ ЭЛЕКТРОННОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНОВ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ
МАНТУРОВСКОГО РАЙОНА КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Адресант
2. Адресат
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
4. Вид документа
5. Дата документа
6. Номер документа
7. Дата поступления документа
8. Входящий номер документа
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа
10. Наименование либо аннотация документа
11. Индекс дела
12. Сведения о переадресации документа
13. Количество листов основного документа
14. Количество приложений
15. Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности


------------------------------------------------------------------